■伝わるメールを書く Chapter４ その７０ ● 回答は「イエス or ノー」を明確に ・相手の時間を奪わないメールになる 【A】は、会合への出欠を求められた際の返信メールの一文です。いずれも、明確な参加表明でも、明確な不参加表明でもありません。要約する…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６９ ● 指示するときは「肯定的」な表現で書く ・相手のやる気を高める文章になる 【A】は上司から届いたメールです。あなたが部下なら、①と②のどちらの言葉のほうが、 気持ち良く受け入れられますか? おそらく②でしょう…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６８ ● 「よろしくお願いいたします」で済ませない ・相手が自分のとるべき行動に迷ってしまう メールの結びでよく使われる「よろしくお願いいたします」は、使い勝手がいい反面、落とし穴もあります。相手に何かしらの行…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６７ ● 箇条書きを活用する ・複数の質問があっても相手は見落とさない 複数の情報が入り乱れたメールは、要点がつかみにくく、メール受信者の大きな負担になります。メールで複数の連絡や質問をする際には、ポイントを箇…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６６ ● メールの「見た目」に気を使う ・「見た目」の良さが理解のしやすさにつながる 人間同様、メールも見た目が重要です。せっかく過不足なく情報が盛り込まれていても、「読みにくい」と思われた時点でアウトです。「…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６５ ● 転送 リマインドメールを使いこなす ・「きちんと対応する人」という信頼を得られる メールを転送するときは、転送相手に「それで私に何をしろと?」と思われないよう、してもらいたい行動を明確に書きましょう。 …

■伝わるメールを書く Chapter４ その６４ ● 「インライン回答」を検討する ・回答漏れのリスクが減る 相手から来たメール文章の一部を引用したうえで、確認事項や質問事項に答えていくやり方を、俗に「インライン回答」といいます。 仮に、お客様から【A】の…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６３ ● ひとつのメールに書く内容を最適化する ・重要な情報を見落とさなくなる まったく異なるテーマの情報をひとつのメールに盛り込む人がいますが、 これは混乱やトラブルを招く元凶です。 テーマが異なる情報は、別の…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６２ ● 用件が分かる「件名」を書く ・受信者が開封や返信の優先順位をつけられる メールを書くときに必ず書くのが「件名」です。メールの“要”ともいえる件名ですが、その重要性に気づいていない人や、その書き方をおろそ…

■早く短く書く Chapter３ その６０ ● 接続助詞「が」は逆接のときだけ ・留保の「が」に読む人はじれったさを感じる 留保の接続助詞「が」を使うと、要領を得ないあいまいな文章になりがちです。 留保の接続助詞「が」とは、2つの文章をつなぐだけの「が」の…

■早く短く書く Chapter３ その６１ ● 接続詞を上手に活用する ・読み手が文章の行き先に迷わなくなる 接続詞はクルマで言うところのウインカーです。 あらかじめ行き先を明確にすると、読み手が迷子になりにくくなります。 接続詞(下記参照)の中で、とくに重…

■早く短く書く Chapter３ その５９ ● 「こそあど」 言葉は極力使わない ・読む人の理解度が著しく下がる 「これ」「それ」「あれ」「どれ」といった「こそあど言葉 (指示語)」は、言葉の重複を避けるうえでたいへん便利です。 一方で、こそあど言葉が、 どの…

■早く短く書く Chapter３ その５８ ● 「言葉足らず」にならない ・読み手にスムーズに理解してもらえる 「言葉足らず」の文章を書いていませんか? 説明が足らないと、読む人は、内容を理解できません。 読む人に「どういう意味?」と頭を抱えさせておきながら…

■早く短く書く Chapter３ その５７ ● 二通りに解釈できない文を書く ・文章の意味が読み手に正しく伝わる 二通りの意味に解釈できる文章を書いていませんか? 読む人に「どっちの意味?」と思われる文章はダメ文です。 【A】は、二通りの意味に解釈できます。 …

■早く短く書く Chapter３ その５６ ● 主語や目的語の省略は適切に行う ・書き手が「伝えたつもり」になっているかも 日本語では、主語や目的語を省略するケースが珍しくありません。例えば、上司に「明日は、一日中、社内におります。もしお時間がありました…

■正しく書く Chapter３ その５５ ● 修飾語の順番を適正化する ・読者により伝わりやすい文章に変化する 修飾語の順番を適正化するだけで、格段に分かりやすい文章に変化します。 いくつかある原則の中で、最初に紹介するのが、【「長い修飾語」は先、「短い…

■早く短く書く Chapter３ その５４ ● 修飾語と被修飾語の距離を近づける ・読み手が言葉の関係性を理解しやすくなる 修飾語と被修飾語は、できる限り近づけましょう。理想は、被修飾語の直前に修飾語を置いた状態です。 【A】の【ダメ文】は、一読しただけで…

■正しく書く Chapter３ その５３ ● 対等な関係にある語句は表現を揃える ・語句の関係が読み手に分かりやすくなる 比較する文章を書くときは、対等の関係にある言葉の表現を揃える必要があります。【A】の①～③のうち、いちばん理解しやすいのは、どの文章で…

■正しく書く Chapter３ その５２ ● 実は間違っている言い回しを避ける ・正しいと思い込んでいる表現がある 自分では正しいと思って使っていた言葉や言い回しが、 実は間違っていた、というケースは少なくありません。 【A】は、「ご自愛」という言葉の中に…

■早く短く書く Chapter３ その５１ 似たような言い回しに注意する ・正しい表現を使えば文章の信頼性が高まる 日本語には、似たような意味の言葉がたくさんあるため、文章を書くときに「どっちが正しい?」と迷うケースも少なくありません。間違えないために…

■正しく書く Chapter３ その５０ ● 「させていただく病」を治す ・相手に違和感や不快感を与える場合がある 不要なケースで「させていただきます」を使う人が増えています。シチュエーション次第では、相手に違和感や不快感を与えかねません。「させていただ…

■正しく書く Chapter３ その４９ ● つい使いがちな二重表現に注意する ・「間違っている」 と思われるリスクを避けられる 「頭痛が痛い」「日本に来日する」など、気をつけなければいけない二重表現 (同じ意味の語を重ねて使う言い方)を紹介しましょう。二重…

■正しく書く Chapter３ その４８ ● 並べる 「たり」を正しく使う ・並列関係にある言葉の意味が明確になる 同類の動作や状態を並べて書くときには、並列助詞「たり」を使います。「昨夜は、飲んだり歌ったりして大いに盛り上がりました。」これが、並列助詞…

■早く短く書く Chapter３ その４７ ● 呼応表現(こおうひょうげん)を正しく使う ・読む人に負担をかけないのが日本語のエチケット 文中である言葉を使った際に、決まった言葉や表現で受けなければいけないケースがあります。これを「呼応表現(こおうひょうげ…

■正しく書く Chapter３ その４６ ● 「意味がありそうでない言葉」を使わない ・あいまいさが消えて理解しやすい文章になる 「意味がありそうで実はない」「実は意味が間違っている」。無意識のうちに、そんなあいまいな言葉を使っていませんか? ほとんどの場…

■早く短く書く Chapter３ その４５ ● 二重否定は避ける ・誤読や混乱を招きやすくなる 賛成しないわけではない。否定の言葉を連続で使う語法を「二重否定」といいます。「分かりやすさ」が求められる実務文で二重否定を使うと、誤読や混乱を招きやすくなりま…

■正しく書く Chapter３ その４４ ● 「さ入れ言葉」と「二重敬語」に注意 ・「馬鹿丁寧」「慇懃無礼（いんぎんぶれい）」と思われる恐れがある 間違った敬語の使い方の中でも、よく見かけるのが、誤用となる「さ入れ言葉」です。「○○させていただきます」と書…

■正しく書く Chapter３ その４３ ● 論理的につじつまを合わせる ・読み手が文章の意味を正しく理解できる 「内容がちぐはぐだ」「筋が通っていない」―そんな指摘を受けたことはありませんか?それらの原因の多くは非論理的な文章にあります。 非論理的な文章…

このブログは、スモールビジネスを中心に記事を書いています。本業で目一杯で副業など考えられない人がほとんどです。新たに収入を得る為のリスキニング記事を書いています。一からではなくマイナスからのスタートをする。 大変です。これでアクセス数を稼ぐ…

■正しく書く Chapter３ その４２ ● 主語と述語を正しく対応させる ・言葉の関係性がはっきりして分かりやすくなる 主語と述語を正しく対応させる－文章を書くうえでの鉄則です。主語と述語が正しく対応していない文章は、「伝わらない文章」の典型です。読者…