■基本ルールその６
●情報伝達では「5W2H」を意識する
・読み手が必要とする情報を過不足なく盛り込める
おもに情報を伝える文章では、「5W2H」の意識が欠かせません。
「5W2H」は、知っている人も多いでしょう。
・Who 誰が
・What 何が／何を
・When いつ
・Where どこで
・Why どうして／なぜ
・How どのように
・How much いくら
大事なのは、相手が必要とする情報を過不足なく
盛り込むことです。
情報の正確さが求められる新聞記事などでは、「5W2H」の情報
が重要な役割を果たします。
【A】の【ダメ文】は、田中という部下が、上司の机に置いたメモです。
席に戻ってきた上司が「このメモは、いったい何のことだ?」
と首をひねったとしたら、田中さんが書いたメモは、相手に伝わら
ないダメ文です。伝わらない原因はおそらく、
「5W2H」の抜け落ちでしょう。
この「5W2H」から必要な情報を厳選して、メモに記すと
【修正文】のようになります。
大事なのは、相手が必要とする情報を過不足なく盛り込むことです。
【修正文】でも「前川課長」「今日の11時」「六本木にあるX社の本社」
「100%が無理なら」などの情報は不要と判断し、あえて
盛り込みませんでした。
情報が不足した文章は、読み手に負担をかけるだけではなく、
書き手の信用も落としかねません。 十分に注意しましょう。
※ 「5W2H」で正確な情報を伝える
【A】
【ダメ文】
田中です。
残念ながら、先方の了承を得られませんでした。
↓ ※「5W2H」の必要な情報を盛り込む
Who(誰が了承しなかったの?): X社の前川課長
What (何を了承しなかったの?): 製品Yの値上げ
When(いつ?):今日の11時
Where (どこで?): 六本木にあるX社の本社
Why(理由は?):クライアントの反発が心配
How (どのように対応する?): 値上げ幅を再検討
How much(いくら): 100%が無理なら60%(6000円) の線で
【修正文】
田中です。 製品Yの値上げの件。X社の了承を得られませんでした。
値上げによるクライアントの反発が心配とのこと。
60%(6000円)の線でいけないか再検討してみます。
【B】
【ダメ文】
こんど駅前で募金活動をします。
会員の皆さま、よろしくお願いいたします。
↓ ※ 「5W2H」から必要な情報をプラスします
【修正文】
6月12日(水)に、ふじみ野駅前で募金活動をします。募金活動は
会員全員で手分けして行います。 当日は、正午に駅前(西ロ) に
集合してください。
★POINT
情報不足は読み手の負担になり信用を落とす恐れもあります。
