■基本ルールその１０
●「重要な情報」は先に伝える
・誤解やミスを妨げる
文章は「重要な情報」から順番に書くのが原則です。
「重要な情報」を後回しにすると、
誤解やミスを招きやすくなります。
【A】の【例文】は上司が部下に送ったメールです。
文中で「もっとも重要な情報」は以下(ア)～(ウ)のどれでしょうか?
(ア) S社の高橋さんが会社に来ること
(イ) 私と課長が対応すること
(ウ) 応接室を予約すること
いずれも重要な情報には違いありません。しかし「もっとも重要
な情報」が、部下への指示 (ウ)であるなら、【修正文】のように
書く必要があります。
冒頭で「もっとも重要な情報」を伝えた文章であれば、誤解を招
く確率が低くなります。書き方は「応接室の予約をお願いします。
5月15日 (水) の14時～16時です。」でもいいでしょう。
【B】のように、複数ある情報の重要度の「高い低い」によって、
①と②のどちらが適切な書き方かが変化します。
「本社検査部の視察が入る」ことが補足的な情報であれば①の書き
方で構いません。一方、「本社検査部の視察」に備えて「製造ライ
ンの不具合改善」や「パートの増員」を行うのであれば②の書き方
がベターです。
※ 重要な情報は冒頭に
【A】
【例文】
5月15日(水)の14時に、
S社の高橋さんがお見えになります。
対応は、私と課長がします。
14時～16時で応接室の予約をお願いします。
↓ ※ 「応接室の予約」をお願いしたい
【修正文 】
5月15日(水)の14時～16時で、
応接室の予約をお願いします。
S社の高橋さんがお見えになります。 (★)
対応は、私と課長がします。
※ 重要情報から書くと誤解やミスが減ります
【B】
【例文】
① 今週中に、製造ラインの不具合を改善願います。
また、ベルトコンベアの動作チェックのため、
アルバイトの増員も検討してください。
なお、9月2日(火)に、本社検査部の視察が入ります。
② 9月2日(火)に、本社検査部の視察が入ります。
つきましては、今週中に、製造ラインの不具合を
改善願います。
また、ベルトコンベアの動作チェックのため、
アルバイトの増員も検討してください。
●例文①の重要度(高い低い)
「ラインの不具合改善」→「アルバイト増員の検討」→「視察が入る」
●例文②の重要度(高い低い)
「視察が入る」→「ラインの不具合改善」→「アルバイト増員の検討」
※ 書く順番によって重要度の高い低いが変化します
★「お見えになる」は、 「お～になる」と「見える」という2つの尊敬語を
重ねた「二重敬語」ですが、その使用が許容されています (44項参照)。
