■基本ルールその１２
●同じ情報は分断させずにまとめて書く
・情報がまとまると読み手の理解度が高まる
情報が整理されていない文章は、読み手に混乱を
与えます。
書き手が頭に思い浮かんだ順に書いた結果、
情報が整理されていません。
【A】はアプリの使い勝手を報告するメールです。論理は破綻して
いませんが、書き手が頭に思い浮かんだ順に書いた結果、 情報が整
理されていません。この文章に盛り込まれた情報は以下です。
・良かった点: 管理画面、タスク確認のしやすさ
・悪かった点: 操作感
「良かった点」を後半に、「悪かった点」を前半にまとめたのが
【修正文】です。「悪かった点→良かった点→悪かった点」の順番に
なっていた 【ダメ文】と比べると、それぞれのポイントが負担なく
頭に入ってきます。 「一方で」と接続詞を入れたことによって、
情報の境目も明確になりました。
【B】は、社員に直接ヒヤリングしない理由は「本音が言いづらい」
と「ウソを言う人もいる」という2点です。【ダメ文】では、この
2つの理由を分断する形で 「弊社が対面ヒヤリングを行わない理由
はそこにあります」という“まとめ”を挟んでいます。一方、
【修正文】では、2つの理由を書き終えてから“まとめ”を書いています。
流れがスムーズなのは【修正文】 です。
長い文章になればなるほど、同一情報が散らばる
ことによるリスク(理解度低下)が大きくなります。
※ 情報を整理して順番に書く
【A】
【ダメ文】 ●情報が分散
先日実装されたA社の人事管理アプリ○○のご報告です。 所
見としては、残念ながら操作にストレスがかかりました (動
作が遅い)。管理画面は分かりやすく、その日のタスクがひ
と目で確認できるので業務が円滑に進みました。 データの処
理に負担のかかる機能が多すぎるのかもしれません。
↓ ※ 良かった点と悪かった点を整理しましょう
【修正文】
先日実装されたA社の人事管理アプリ○○のご報告です。
所見としては、残念ながら操作にストレスがかかりました
(動作が遅い)。データの処理に負担のかかる機能が多すぎるの
かもしれません。
一方で、管理画面は分かりやすく、その日のタスクがひと目で
確認できるので業務が円滑に進みました。
●情報がまとまり読みやすくなった
【B】
【ダメ文】 ●「理由」が分断されている
社内環境について、社員に直接ヒヤリングするのはおすすめ
できません。 面と向かうと本音が言いづらくなるからです。
弊社が対面ヒヤリングを行わない理由はそこにあります。
中には、 よく思われようとウソを言う人もいます。
↓ ※ 「まとめ」を最後に
【修正文】
社内環境について、社員に直接ヒヤリングするのはおすすめ
できません。面と向かうと本音が言いづらくなるからです。
中には、 よく思われようとウソを言う人もいます。 弊社が対
面ヒヤリングを行わない理由はそこにあります。
●文章の流れがスムーズに
