■基本ルールその１６
●「結論優先型」で文章を書く
・読む人が知りたい順番で情報を伝えられる
効率良くメッセージを伝えたいときに有効なのが
「結論優先型」です。
文章の冒頭で「結論」を示してから、
「理由・根拠」「詳細・背景」→「まとめ」の
流れで書きます。
--------------
①私はそばが食べられません。<結論>
②そばアレルギーだからです。<理由・根拠>
③そばを食べると、全身にじんましんが出て、
猛烈にかゆくなります。<詳細・背景>
④本当はそばが好きなだけに、とても残念です。<まとめ>
--------------
④の「まとめ」は、内容に応じて、臨機応変に書きます。
とくにまとめる必要がなければ、④はなくても構いません。
【A】の【ダメ文】で、もっとも重要なメッセージは、「企画案が不
採用となったこと」です。ところが、採用に至らなかった背景から
書き始めたために、 結論が後回しになりました。
【修正文】 は簡潔で読みやすくなりました。 メッセージの重要度は
「①>②>③・④」です。この順番は、「読む人が知りたい情報の順
番」ともいえます。結論優先型の文章を書くときは、最悪、 ③や④
は読まれなくても構わない、くらいの気持ちでいましょう。
【B】も同じように、もっとも重要な「新プロジェクトを立ち上げ
ます」を冒頭に移動した【修正文】のほうが、すっきりとメッセー
ジが伝わります。
※ 結論を先に書く
【A】
【ダメ文】 ●「結論」が分かりにくい
今回の企画では、高いプロモーション効果が期待できる一方
で、大幅に予算オーバーする可能性があります。部長いわく
「費用対効果が低すぎる」とのこと。企画案は不採用となり
ました。関係部署の意見を参考に、新たな企画を立案する予定です。
↓ ※ 「結論」を最初に書きます
【修正文】
企画案は不採用となりました。 <結論> 部長いわく「費用対
修正文 効果が低すぎる」とのこと。<根拠・理由> 今回の企画では、
高いプロモーション効果が期待できる一方で、大幅に予算
オーバーする可能性があります。 <詳細・背景> 関係部署の
意見を参考に、新たな企画を立案する予定です。 <まとめ>
●メッセージが伝わりやすくなった
【B】
【ダメ文】 ●メッセージが伝わりにくい
AI市場のニーズの高まりに対応すべく、まずは教育系AIの技
術開発に注力します。 そのための新プロジェクトを立ち上げ
ます。
↓ ※ 最重要情報を先に書きます
【修正文】
新プロジェクトを立ち上げます。<結論> AI市場のニーズの
高まりに対応するためです。<理由> まずは教育系AIの技
術開発に注力します。<詳細>
●すっきりとメッセージが伝わる
