■早く短く書く Chapter2 その４０
● メールとチャットの違いを理解する
・目的や場面によって最適なツールが異なる
ビジネスシーンでは、メールとチャットの特徴を押さえたうえで、
目的や場面に応じて、賢く使い分ける必要があります。
メールとチャットは、次のようにそれぞれ異なる特徴をもっています。
「相手がどちらでのやり取りを望んでいるか」も考えて
使い分けるようにしましょう。
【形式とトーン】
・メール： 正式な依頼、 重要な通知など、フォーマルな伝達に適しています。
長い説明をする際や、記録として残したいときにも有効。
あいさつや結びの言葉を含め、丁寧な言葉遣いが求められます。
・チャット： 会話寄りのカジュアルさが特徴。 日常的な確認事項、
緊急の問い合わせなど、スピードを要するやり取りに向いています。
短文でのやり取りが多く、かしこまったあいさつなどは不要です。
【時間】
・メール: 返信に時間がかかることも珍しくありません。一般的には
「24時間以内に返信をするのがセオリー」と言われています。
・チャット: テンポのいい対話形式のやり取りが可能。数十秒～数十分での
返信が期待されることも多いツールです。
【セキュリティ】
・メール: 個人情報や機密情報など、安全性を求める情報交換に適しています。
・チャット: 情報漏えいなどのリスクがあるため、
機密情報の扱いには注意が必要です。
※ メールとチャットをうまく使い分ける
●メール文章の定番
【あいさつ文の定番】
・(いつも)お世話になっております。
※相手や場面に応じて、本文の冒頭に「あいさつ文」を、
終わりには、「結びの言葉」を入れる
・はじめまして/はじめてご連絡を差し上げます。
・ご無沙汰しております。
【結びの言葉の定番】
・よろしくお願いいたします
(よろしくお願い申し上げます)
・何卒よろしくお願いいたします
(何卒よろしくお願い申し上げます)
・引き続きよろしくお願いいたします
(引き続きよろしくお願い申し上げます)
※ 本文が長くなるときは、箇条書きなど、
相手が受け取りやすいよう工夫を
凝らしましょう
●チャット文章の注意点
【注意 １】
短文でも、相手への配慮を忘れずに。
お礼や感謝、ポジティブな声がけをすることも大切。
【注意 ２】
複数のメンバーが参加しているチャットでは、
誰の何に対する返信なのかを明確にする。
【注意 ３】
絵文字やスタンプの利用は、チャットメンバーとの関係性や、
やり取りの内容などに応じて検討する。
●チャットは短文コミュニケーションが主流
【Aさん】
新しい広告キャンペーン案を3
パターン作成しました。フィー
ドバックをお願いします。
【自分】
確認しました! 学生向けのC
案、引きがありそうですね。
【Bさん】
色味が最高です。タイトル
ロゴ、もう少し丸みがある
と商品イメージに合うかも
しれませんね。
【自分】
たしかにそうですね。タ
イトルロゴ、丸みを意識
してアップデートをお願
いします!
