■伝わるメールを書く Chapter４ その６２
● 用件が分かる「件名」を書く
・受信者が開封や返信の優先順位をつけられる
メールを書くときに必ず書くのが「件名」です。メールの“要”
ともいえる件名ですが、その重要性に気づいていない人や、その書
き方をおろそかにしている人が少なくありません。
【A】のいずれの件名も、メールの内容が想像つきません。読む人
に何も情報を伝えていない「悪しき件名」です。
悪しき件名には、右のようなデメリットがあります。
理想的なメールの件名は、そのメールの内容を簡潔に示したもの
です。
【B】のように、内容を具体的に書いた件名であれば、メール受信
者に頭を使わせることはありません。あとで探すときも、検索や目
視で苦労せずに見つけ出すことができます。
一日に何十通、数百通とメールを受信する人の中には、件名だけ
を見て、開封や返信の優先順位をつける人もいます。端的かつ具体
的に書かれた件名であれば、忙しい受信者に余計な負担や手間をか
けさせることがありません。
件名の冒頭に【至急!】【緊急!】【要返信!】【重要!】などの
文字を入れる人がいますが、この書き方はあまり感心しません。
どこか自分勝手で、押しつけがましい印象を与えるからです。
社内の決まり事 (ルール)として使うのでなければ、使用を控えたほうが
いいでしょう。
自分がもらって嫌な書き方は相手にもしない。 あたり前のことで
すが、その初心を忘れずに件名を書きましょう。
※ 「件名」は端的かつ具体的に
【A】
【悪しき件名】
件名:高橋です
件名: お疲れ様です
件名:ご報告です
件名:ご無沙汰しております
● 内容がよく分からないので、
開封を後回しにされる。
● 迷惑メールと勘違いされる。
また、その結果、ゴミ箱や迷惑メール
フォルダーに入れられてしまう。
●「不親切な人」「マナー知らず」と
思われてしまう。
● 検索に引っかからないため、
相手があとで探しにくい。
● 「このメール、 何の件?」 と、 相手に
何度もムダにクリックさせてしまう。
● 同じ件名で何往復かやり取りする場合、
そのつど、相手に「このメールは
何だっけ?」と頭を使わせてしまう。
※ メールの内容を件名で簡潔に示しましょう
【B】
【理想的な件名】 ●開封しなくてもひと目で内容が分かる
件名: 明日(20日) の展示会出展の詳細確認
件名: 会報誌『けんこうDAYS』の誤字訂正の件
件名:(株)ココチーの工場ラインの不具合の件
件名: 調布市アシスト事業・企画プレゼン概要
※ 相手の時間を奪わない工夫に好感がもてますね
