■伝わるメールを書く Chapter４ その６３
● ひとつのメールに書く内容を最適化する
・重要な情報を見落とさなくなる
まったく異なるテーマの情報をひとつのメールに盛り込む人がい
ますが、 これは混乱やトラブルを招く元凶です。 テーマが異なる情
報は、別のメールで分けて送りましょう。
【A】の【ダメ文】には、関係性の弱い3つの情報が盛り込まれて
います。一度のメールで終わらせたいという気持ちは分かりますが、
相手にとっては迷惑です。
肝心な情報を見落としやすくなるほか、
何度かメールのやり取りを続けるうちに、「えっと、あの情報はど
のメールに書かれていたっけ?」と混乱してしまうかもしれないか
らです。
件名 (62項参照) と関係のない情報は別メールで送るのが原則
です。もしも、別メールで送るほどのことではないと判断した場合
は、本文を終えたあとに「追伸」として伝えるようにしましょう。
打ち合わせ・視察 発表会・シンポジウム・展示会・交流会・研
修・取材････など、重要なイベントや用事の連絡をするときは、そ
の全貌を把握できるように詳細をまとめて記しましょう。
頻繁に行われているミーティングなどであれば【B】の【ダメ文】
程度のメールでOKなケースもあるでしょう。 一方 【修正文】のよ
うに、イベントの重要度が高いときや、初めての相手とやり取りす
るときなどは、詳細をまとめて案内してあげましょう。相手に喜ば
れます。
※ 情報を的確にまとめる
【A】
【ダメ文】 ●複数のテーマが入っている
X社へプレゼンに伺う件、承知しました。
13時に新宿駅の南口改札にお越しください。
その際に、15人分の資料をおもちいただければ幸いです。
また、「ソワソワアプリ」の広告の件は、
今週中にもラフ案を作成してお送りいたします。
しばしお待ちください。 ちなみに、ご担当者は柴田さんと
佐倉さんのどちらになりそうでしょうか。
あと、13日(金)の会食の件、ご予定はいかがでしょうか?
出欠をご連絡いただければ幸いです。
※ 関連性が薄い情報は別メールで送りましょう
【B】
【ダメ文】 ●定例会ならこれでもOK
25日 (月) 13時よりキックオフミーティングを
弊社にて行います。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
↓ ※ 重要なイベントは詳しく案内
【修正文】
キックオフミーティングの件、以下の通り、
詳細が確定いたしました。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
● 日時:11月25日(月)13時~15時
● 場所:弊社第1会議室(弊社2階)
弊社地図:https://xxx.co.jp/map.html
● ご出席者: Y社 熊田様、斎藤様
弊社 高崎、 中島、佐藤
※ 相手に喜ばれる文面に
