■伝わるメールを書く Chapter４ その６４
● 「インライン回答」を検討する
・回答漏れのリスクが減る
相手から来たメール文章の一部を引用したうえで、確認事項や質
問事項に答えていくやり方を、俗に「インライン回答」といいます。
仮に、お客様から【A】のようなメールが送られてきたとします。
この際、【返信メール】①のような書き方が、通常の方法といえる
でしょう。一方で、②のようにインライン回答することも可能です。
インライン回答では、 確認事項や質問事項に対して、ひとつずつ
回答していきます(引用の冒頭には引用符号が付きます)。確認事項や
質問事項ごとに回答していくため、回答漏れのリスクを減らし
やすくなるというメリットがあります。
ただし、業界や地域、会社によっては、「不要な引用は避けるべき」
という暗黙の了解が存在しているほか、「部分引用は失礼にあたる」
との考えで、インライン回答を使わない人もいます。
したがって、インライン回答をするときには、メールの冒頭で「イ
ンライン回答で失礼いたします」と断りを入れておきましょう。も
しかしたら、相手はインライン回答を好まないかもしれない、とい
う前提で布石を打っておいたほうが賢明です。
なお、たとえ、誤字脱字があっても、引用文を書き換えたり、削
除したり、加筆したりすることは許されません。引用文の編集は、
ときとして大問題に発展しかねませんので注意が必要です。
メールの往復が続くと、引用符号が重なって分かりにくくなるケ
ースも少なくありません。できるだけ不要な引用は避けて、お互い
にストレスのないやり取りを心がけましょう。
※ インライン回答を活用してスマートに返信する
【A】
【質問メール】
商品Xの納期はいつになりますでしょうか
また、その際に、あわせて商品 Y (7つ) も
お送りいただくことは可能でしょうか。
それと、新サービスZの導入費用を
教えていただけますでしょうか。
ご確認とご検討のほどよろしくお願いいたします。
【返信メール】
① 商品Xの納期は、当初の予定通り8月25日(火)です。
その際に、商品Y (7つ)もあわせてお送りいたします。
なお、新サービスZはバージョンⅠが50万円、
バージョンIIが70万円(共に税別)でございます。
↓ ※ インラインで返信してみます
② >商品 Xの納期はいつになりますでしょうか。
当初の予定通り8月25日(火)です。
> また、その際に、あわせて商品Y(7つ)も
お送りいただくことは可能でしょうか。
承知いたしました。
商品Y (7つ)もあわせてお送りいたします。
>それと、新サービスZの導入費用を
教えていただけますでしょうか。
新サービスZはバージョンⅠが50万円、
バージョンII が70万円(共に税別)でございます。
●インライン回答の注意点も知っておく
□ 「インライン回答で失礼いたします」と断りを入れるのがマナー
□ 引用文は書き換え厳禁
□ 不要な引用は避ける
