■伝わるメールを書く Chapter４ その６５
● 転送 リマインドメールを使いこなす
・「きちんと対応する人」という信頼を得られる
メールを転送するときは、転送相手に「それで私に何をしろと?」
と思われないよう、してもらいたい行動を明確に書きましょう。
【A】の【ダメ文】のような雑な転送をしてはいけません。相手に
確認をしてもらいたいのか、それとも意見・回答・アドバイスなど
をもらいたいのかしてもらいたい行動を明確にしておく必要が
あります。
【修正文】 のような書き方であれば、転送先の相手は、自分がこの
メールにどう対応すればいいかが分かります。
なお、個人情報や機密情報、個人的なやり取りなどを勝手に転送
するのはマナー違反です。その部分のみ削除するか、もとのメール
送信者に「転送の許可」をもらうようにしましょう。
また、仕事のできる人はリマインドメールを使いこなしています。
「わざわざメールをしなくても大丈夫だろう」と考えるのは間違い
です。人はうっかりミスをする生き物です。とくに重要な約束や納
期があるときなどは、【B】のようなリマインドメールを事前に送り
ましょう。
リマインドメールを送ることでミスを予防できるほか、 相手から
「きちんと対応をする人」 という信頼を得ることもできます。
1カ月も前に約束したようなときは、相手がうっかり忘れている
恐れがあります。「忘れているかも?」と嫌な予感がしたときは、
躊躇せずリマインドメールを送りましょう。
※ 相手に行動を促すメールを送る
【A】
【ダメ文】 ●相手は何をすればいいか分からない
S社から提案書が送られてきました。
よろしくお願いいたします。 〈以下、転送文〉
↓ ※ してもらいたい行動を明確にしましょう
【修正文】
(確認だけを希望する)
S社から提案書が送られてきました。
参考までにご覧ください(返信は不要です)。〈以下、転送文〉
(回答を希望する)
S社から提案書が送られてきました。
内容をご確認のうえ、ご意見をいただけると助かります。
よろしくお願いいたします。〈以下、転送文〉
【B】
※ リマインドメール
新製品発表会が、いよいよ13日(金)に迫ってまいりました。
当日は予定通り、
渋谷〇〇ビルのロビーに13時集合でお願いいたします。
渋谷〇〇ビル(地図)
https://XXX.co.jp/map.html
なお、当日の坂口の携帯番号は下記です。
080-XXXX-XXXX
当日はよろしくお願いいたします。
●相手のミスを予防できる
