■伝わるメールを書く Chapter４ その６６
● メールの「見た目」に気を使う
・「見た目」の良さが理解のしやすさにつながる
人間同様、メールも見た目が重要です。せっかく過不足なく情報
が盛り込まれていても、「読みにくい」と思われた時点でアウトです。
「読みやすさ」と「読者の理解度」は、常に比例関係にあると心得
ておきましょう。
【A】の【ダメ文】は過不足なく書かれた文章です。しかし、親切
なメールとはいえません。なぜなら、「見た目」への配慮が欠けて
いて「読みにくい」からです。相手が時間に追われて忙しい人、あ
るいは、読み流すクセがある人の場合、読み漏れや誤読、勘違いを
招いてしまう恐れがあります。
では、読みやすさに注意して修正してみましょう。 下記の
【修正文】をご覧ください。
どちらが読みやすいかは一目瞭然でしょう。書かれている内容は
同じにもかかわらず、理解度はアップし、読み漏れや誤読、勘違い
される恐れは低下したはずです。
気をつけたポイントは以下の通り。170ページでそれぞれを詳し
く解説します。
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① 1行は長くても35文字以内に抑える
② 空白の行を作る
③ 複数の情報は箇条書きを利用する
④ 「罫線」 を使って重要なポイントを示す
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※ メールを読みやすく整える
●メールも見た目が重要
・読みにくいメール
読み漏れ、誤読、勘違いを招く恐れがある
・読みやすいメール
忙しい人、読み流すクセのある人にも正確に読んでもらえる
※ 読みやすさは理解のしやすさにつながります
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【A】
【ダメ文】
株式会社デリシャス食品 坂田秀一様
いつもお世話になっております。株式会社ウマイネの桐本です。
新製品「ぱふぱふパン」の拡散キャンペーンの打ち合わせ日程
が決まりました。12月2日 (月) 10時~11時、弊社第2会議室
(3階)で行います。また、当日使用する「拡散キャンペーンプラ
ン(PDF)」と「キャンペーンのスケジュール表(Excel)」を添付
しておきます。あわせてご確認いただけますと幸いです。
以上、不明点がございましたら、ご連絡ください。お忙しいと
ころ、誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
〈以下、署名省略〉
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① 1行は長くても35文字以内に抑える
改行がないメールほど読みにくいものはありません。 長いもので
も35文字以内に収まるよう、 句読点やキリの良い文節 (意味をも
つ範囲で文章を区切った“一区切り”)で改行しましょう。
② 空白の行を作る
積極的に空白の行を作ることによって、読みやすさがアップしま
す。話(情報)の区切りに空白の行を挟むとスマートです。 空白の
行が少ないほど 「黒っぽい」印象が強まって、読みにくく感じられ
ます。適度に「白っぽい(=空白の行がある)」 見た目を目指しま
しょう。
③ 複数の情報は箇条書きを利用する
複数の情報を伝えなければいけないときは、上手に箇条書きを使
いましょう。
【A】の【修正文】では、添付ファイルの項目を箇条書きにしました。
用件の中に盛り込んだ【ダメ文】と見比べると、その分かりやすさ
は一目瞭然です。
箇条書きの冒頭には「中黒(・)」のほか「◆」や「■｣、あるい
は 「①」などの丸数字、「(1)」「(A)」などの括弧書きを使うとい
いでしょう。
④ 「罫線」を使って重要なポイントを示す
重要な文面(情報)の上下に罫線を付けることによって、その文
面が強調されます。 罫線は記号をつなげ合わせて作ります。ただし、
あまり派手になりすぎないよう注意しましょう。
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【A】
【修正文】
株式会社デリシャス食品 坂田秀一様
いつもお世話になっております。
株式会社ウマイネの桐本です。
新製品「ぱふぱふパン」の拡散キャンペーンの
打ち合わせ日程が決まりました。
下記の通り、ご連絡いたします。
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日時 12月2日 (月) 10時~11時
会場 弊社第2会議室(3階)
*******************************************
また、当日使用する資料 (以下2点)を添付しておきます。
あわせてご確認いただけますと幸いです。
【添付資料】
・拡散キャンペーンプラン(PDF)
・キャンペーンのスケジュール表(Excel)
以上、不明点がございましたら、ご連絡ください。
お忙しいところ、誠に恐れ入りますが、
よろしくお願いいたします。
<以下、署名省略>
●メールに使える罫線の一例
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