■伝わるメールを書く Chapter４ その６７
● 箇条書きを活用する
・複数の質問があっても相手は見落とさない
複数の情報が入り乱れたメールは、要点がつかみにくく、メール
受信者の大きな負担になります。メールで複数の連絡や質問をする
際には、ポイントを箇条書きでまとめる方法が有効です。
例えば、次のようなメールはどのように改善できるでしょうか。
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15日 (木)に行われる御社のプライベートショーについて、
いくつか教えていただけますでしょうか。
開催場所はどこになりますでしょうか?
また、時間についても教えてください。
それと、プレス資料は配布しますでしょうか?
お手数をおかけしますが、ご回答いただけますと幸いです。
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複数の質問を本文に盛り込んだ上記のメールでは、相手が質問を
「見落とす」リスクが生じます。
一方、箇条書きで分かりやすく質問項目をまとめた【A】の【見本文】
であれば、相手が質問を「見落とす」ことはありません。返信もし
やすいはずです。
【B】の比較でも読みやすさは一目瞭然です。
3つの要望を箇条書きで簡潔にまとめた【修正文】であれば、
受信者は、対応しやすいはずです。
※ ポイントを箇条書きでまとめる
【A】
【見本文 】
15日 (木)に行われる御社のプライベートショーについて、
以下3点の確認がございます。
(1) プライベートショーの開催場所
(2) プライベートショーの開催時間
(3) 当日、プレス資料の配布があるかどうか
以上、お手数をおかけしますが～〈以下省略>
● 確認事項が分かりやすい
【B】
【ダメ文】 ● 要望が分かりにくい
今回のセミナーを開催する件で
いくつか要望がございます。
はじめに会場の選定についてですが、
地方からのアクセスを考えると～ 〈以下省略>
↓※ ポイントを箇条書きでまとめましょう
【修正文】
今回のセミナーを開催する件で
以下3点の要望がございます。
●会場を東京駅そばの○○○とする
● 開催時間を15時～18時とする
● 参加人数は各社3名までとする
さて、はじめに会場の件で～ 〈以下省略>
● 要望がすぐに伝わる
