■伝わるメールを書く Chapter４ その６９
● 指示するときは「肯定的」な表現で書く
・相手のやる気を高める文章になる
【A】は上司から届いたメールです。あなたが部下なら、①と②の
どちらの言葉のほうが、 気持ち良く受け入れられますか?
おそらく②でしょう。① には「平凡」「説得力のない」「いりませ
ん」などの否定的な表現が使われています。人によっては「傲慢」「高
圧的」「冷たい」と感じる人もいるでしょう。
②は「斬新」「説得力のある」「求めています」などの肯定的な表
現が使われているため、部下を鼓舞しようという姿勢が伝わってき
ます。言い方を工夫するだけで、受ける印象は変わります。
“指示する ”ということは、相手に何かしらの成果を求めている
はずです。その目的を達成するためには、相手のやる気を高める肯
定的な表現を使ったほうが賢明です。
もちろん、否定的な表現がまったく不要ということではありませ
ん。下記のような状況では有効です。
● 長らく肯定的な表現を使ってきたが、効果が得られなかった。
● 相手の性格上、否定的な表現のほうが響きやすい。
● 重大な問題に関わるため、“危機感”を抱いてもらいたい。
とはいえ、否定的な表現を使われると、多くの人が落ち込んだり、
やる気をなくしたりします。人間のやる気は、多くの場合、「不快」
のときよりも「快」のときに上がりやすいものです。誰かに何かを
“指示する”ときには、その特性を踏まえた文章を書きましょう。
※ 否定的な表現を肯定的に
【A】
① 平凡で説得力のないアイデアはいりません。
② 斬新で説得力のあるアイデアを求めています。
※ ②のほうが気持ち良く受け入れられますね
● 相手の心理はどうなる?
<否定的な表現の場合>
□ モチベーションが下がる
□ テンションが下がる
□ 嫌な気持ちになる
□ 拒みたくなる
□ 悪意を抱く
<肯定的な表現の場合>
□ モチベーションが上がる
□ テンションが上がる
□ 嬉しい気持ちになる
□ 受け入れたくなる
□ 好意を抱く
● 肯定的な表現で相手のやる気を高める
Х ダラダラと作業しないでください。
О テキパキと作業しよう。
Х 靴のまま入らないでください。
О 靴をスリッパに履き替えてからお入りください。
Х 明日までに完成しなければ、大問題になるぞ。
О 明日までに完成すれば、大手柄だぞ。
※ 肯定文のほうがやる気が出ますね
