■伝わるメールを書く Chapter４ その７１
● お願いや指示はソフトに行う
・相手がお願いを受け入れやすくなる
メールで、お願いや指示をする場合は「相談風」の書き方をしま
しょう。
【A】の【ダメ文】のような「ご返信ください」という書き方は、“一
方的な指示”に感じられます。中には「急に連絡をしてきて、偉そ
うに指示するな」と気を悪くする人もいるかもしれません。
【修正文】のように、「急なお願いで誠に申し訳ございませんが」
とお詫びを入れたのちに「ご返信いただけますと幸いです」と「指
示・命令調」の書き方を避けることで、相手が言葉 (お願い)を受
け入れやすくなります。似た表現の「ご返信いただけると助かりま
す」でもいいでしょう。
どうしても「ご返信ください」のようなストレートな表現を使い
たいときは、「大変お手数ですが～」 「お手を煩わせますが～」とい
ったクッション言葉 (73項参照)を添えましょう。表現がソフト
になるため、相手が、お願いや指示を快く受け入れやすくなります。
「○○したい」という意思を伝えるときに重宝するフレーズが「～
したく」 です。「～したく」は、丁寧な表現であるうえ、文面も引
き締まります。ビジネスシーンに適したスマートな言い回しです。
【B】は、「○○したいと思い」という言い回しが、文章の据わりを
悪くしています。このようなケースで「～したく」 を使います。
修正後は文章が簡潔になり、なおかつ、丁寧さも増しました。元
の文章よりも文章の据わりが良くなりました。
※ 要望や指示こそ丁寧に伝える
【A】
【ダメ文】 ●一方的で偉そう
ポスターの早刷りが届きました。
ご確認のうえ、明日14時までにご返信ください。
↓※ 相談風の書き方で指示する
【修正文】
ポスターの早刷りが届きました。
急なお願いで誠に申し訳ございませんが、
ご確認のうえ、明日14時までに
ご返信いただけますと幸いです。
●表現がソフトに
※ お詫びやクッション言葉が入ると指示を受け入れやすくなりますね
【B】
× 会場の確認をしたいと思い、ご連絡いたしました。
○ 会場の確認をしたくご連絡いたしました。
× ○○の注文をしたかったので、メールいたしました。
○ ○○の注文をしたくメールいたしました。
× 視察のご報告をさせていただこうかと思い、
ご連絡いたしました。
○ 視察のご報告をしたくご連絡いたしました。
※ 「○○したい」は「～したく」に置き換えると据わりが良くなりますよ
