■伝わるメールを書く Chapter４ その７２
● 「上から目線」で書かない
・相手に悪い印象を与え仕事が滞ることがある
上から目線のメールや素っ気ないメールを書いていませんか?
本人に悪気はなくても、対面のときのように「表情」や「声色」が
使えないメールでは、書き方によっては、 相手に「悪い印象」をも
たれてしまうことがあります。とくに「それは無理です」のように
言い切り型の言葉を使いがちな方は注意しましょう。
【A】の3つ目の文は、「まだでしょうか?」を「いかがでしょうか」
に修正する際に「?」も外しました。「?」を使うと、相手を問い
ただすような、少しキツい印象の文面になります。
書き手自身の中に (相手が納期破りの常習犯であるなど)“相手
を問いただす”意図がないケースでは、極力「?」の使用を控えま
しょう。
また、たとえカチンときたときでも、感情的なメールを書いては
いけません。冷静に事実を伝えることに注力しましょう。
カッとなる気持ちは分かりますが、【B】の【ダメ文】のように感
情的になると、そこで仕事が滞り、相手との関係性も悪化します。
仕事のメールでは、よほどのことがない限りキレてはいけません。
もし頭に血が上ったときは、頭が冷えるまで少し時間を置きましょう。
頭が冷えてもなお「伝えたいこと」があるなら、それはきっと
「伝えなくてはいけないこと」なのでしょう
(そこを我慢しろとは言いません)。
社会人に求められるのは、自分の意見や主張、助言
などを、余計な感情を挟まず冷静に伝える能力です。
※ キツい印象を与えない伝え方を心がける
【A】
× それはできません。● キツい印象
○ ご希望に添えず、申し訳ございません。● やわらくなった
× やっといてください。● 上から目線
○ していただけると助かります。● 丁寧に感じる
× まだでしょうか? ● 急かされている印象
○ いかがでしょうか。● ソフトな印象に
※ 言い切りや「?」は読み手にキツい印象を与えることがあります
【B】
【ダメ文】 ● 感情的な返信
>イラストがシンプルすぎます。
イラストを派手にすると、商品写真の存在感が
薄まりますよ? それに、打ち合わせのときに、
「シンプル系」でいく旨はお伝えしたはずです。
今頃になって覆されても困ります。
↓ ※ 怒りを抑えて冷静に伝えましょう
【修正文】
>イラストがシンプルすぎます。
ご意向に沿えておらず、申し訳ございませんでした。
商品写真とのメリハリを崩さない程度に、
もう少し派手さを出してみます。作り直しますので、
明日の14時までお時間いただけると助かります。
よろしくお願いいたします。
● スマートな対応に
