■伝わるメールを書く Chapter４ その７３
● クッション言葉で「圧」 を弱める
・相手から好意と信頼を獲得しやすくなる
高圧的な言い回しや命令調の言葉、上から目線の表現などは、
相手を不快な気持ちにさせることがあります。
仕事のメールでは、相手への心遣いを示すソフトな表現
「クッション言葉」を用いて、相手を嫌な気持ちにさせないようにしましょう
(社内チャットでスピーディにやり取りするようなケースは除きます)。
自分が忙しいときに、【A】の【ダメ文】のような文面のメールが
送られてきたら、人によっては、ムカッとくるかもしれません。
自分に対する「気遣い」や「敬い」が感じられないからです。
【修正文】の①のように尊敬語を使うだけで、ずいぶん丁寧な印
象になりました。しかし、「気遣い」という点では60点といったと
ころでしょうか。この点数を上げるために、クッション言葉を織り
交ぜます。
【修正文】の②は、気遣いが感じられる文面のため、受信者が気
分を害することはありません。たくさんあるクッション言葉の中で
も「(お忙しいところ/誠に/大変) 申し訳ございませんが」は、
あらゆるシチュエーションで使える万能フレーズです。
【B】の【修正文】のような「(お忙しいところ/誠に/大変) お手
数ですが~/恐れ入りますが～/恐縮ですが～ / ご面倒をおかけし
ますが～」なども使い勝手のいいクッション言葉です。
次のメールからは、そのほかのクッション言葉も見ていきます。
シチュエーションに応じて、臨機応変にクッション言葉が使えるよ
うになると、相手から好意と信頼を獲得しやすくなります。
※ クッション言葉で気遣いを表現する
【A】
【ダメ文】 ● 上から目線や「圧」を感じる
ご連絡いただけますか。
↓ ※ 言い回しを工夫する
【修正文】
① ご連絡いただけますようお願い申し上げます。
● 丁寧な印象に
↓ ※ クッション言葉を入れてみましょう
② お忙しいところ申し訳ございませんが、
ご連絡いただけますようお願い申し上げます。
●気遣いが感じられる
【B】
【ダメ文】 ● 気遣いや敬意が感じられない
ご記入をお願いします。
↓ ※ クッション言葉を入れる
【修正文】
① 誠にお手数ですが、ご記入をお願いいたします。
② 大変恐れ入りますが、ご記入をお願いいたします。
③ ご面倒をおかけしますが、ご記入をお願いいたします。
※ 使い勝手の良いクッション言葉を
次回のメールで紹介します
ビジネスのメールで使えるクッション言葉
※ クッション言葉をうまく使えるようになると
相手から好意と信頼を得られます
【おもにお願い ・質問・提案などに使えるクッション言葉】
● ご多用中、誠に (はなはだ) 恐縮ですが～
● 誠に(重ね重ね/ たびたび) 申し訳ございませんが～
● つかぬことをお聞きしますが～
● 突然のご連絡で恐れ入りますが～
● ご迷惑かとは存じますが～
● 厳しいスケジュールの中ではございますが～
● もしよろしければ～
● さしつかえなければ～
● 至らない点も多々あるとは存じますが～
● ご無理は重々承知しておりますが～
● 身勝手な(ぶしつけな/あつかましい) お願いとは承知しておりますが～
● お手を煩わせますが～
● (急なお願いで) 大変お手数ですが～
● 大変失礼ながら～
● 念のため確認させていただきますが～
● ご都合の良いときで結構ですので～
● ご足労をおかけいたしますが～
● 不勉強で申し訳ございませんが～
※ 相手にお願いを聞いてもらいやすくなります
【おもに断り・お詫びに使えるクッション言葉】
● せっかくではございますが～
● あいにくではございますが～
● 残念ではございますが～
● 僭越ではございますが～
● 大変心苦しいのですが～
● 大変申し上げにくいのですが～
● お気持ちはありがたいのですが～
● お気遣いはありがたいのですが～
● ○○なのは山々ではございますが～
● たびたび申し訳ございませんが～
● ご不便をおかけいたしますが～
● ご期待に沿えず申し訳ございませんが～
※ 相手の嫌な気持ちが和らぎます
【おもに反論に使えるクッション言葉】
● お気持ちは重々承知しておりますが～
● 出過ぎたことかもしれませんが～
● おっしゃることはごもっともですが～
● お言葉を返すようですが～
● 大変ぶしつけながら～
● 失礼とは存じますが～
● 私の思い違いかもしれませんが～
● 私の勘違いでしたら申し訳ないのですが～
● 大変僭越ながら～
※ 相手の気分を害さず反論できます
