■伝わるメールを書く Chapter４ その７４
● 「先回り返信」を心がける
・メールのやり取りが効率良く進む
メールのやり取りがうまい人ほど、相手から何か打診されたとき
に「先回り返信」をしています。
例えば、仕事の取引先から「打ち合わせの時間をいただけません
か」という主旨のメールを受けた場合、どのような返信文を書けば
いいでしょうか?
【A】の【ダメ文】でも、手堅い返信に見えるかもしれません。
しかし、相手から届いた日時が、あなたの都合と合わなかったらどう
するのでしょうか。「この日は出張が入っております。ほかの日で
お願いします」などと書いていては一向に話が前に進みません。
【修正文】の返信であれば、ムダなやり取りを減らせます。
もしも、提示した日時 (①)で都合がつけば、「では、5日の13
時で」というメールがくるはずです。スムーズにやり取り完了です。
また、都合がつかないときは候補日をもらいたい旨 (②) を書き
忘れると、「残念ながら、いずれも都合がつきません。ほかの日時
でお願いします」といったメールが送られてきてしまうかもしれま
せん。「日時を再提示する相手の都合が合わないまた再提示
する」では、あまりに非効率です。
打ち合わせの形式を確認する (③)も「先回り返信」です。日時
を決めてから改めて「ところで、打ち合わせの形式は?」というや
り取りにならないよう、先に確認を取っておくわけです。
「先回り返信」ができる人は、効率良く仕事を進められる人であり、
周囲から好意と信頼を得やすい人といえるでしょう。
※ ムダなやり取りを減らす
【A】
【ダメ文】 ● ムダなやり取りが発生する
承知いたしました。 日時はいつがよろしいでしょうか。
↓ ※ 「先回り」をしてみましょう
★先回りのポイント
① 日時の候補を提示する
② 都合がつかないときは、
候補日をもらいたい旨を伝える
③ 打ち合わせの形式を確認する
【修正文】
承知しました。 スケジュールを確認したところ、
下記の日時に空きがございました。①
・11月5日(火) 13時～15時
・11月 7日(木) 15時～18時
・11月11日(月)15時～18時
佐々木さんのご都合はいかがでしょうか。
もしもご都合がつかないようでしたら、12日(火)以降で
ご希望の候補日をいくつかいただけますと幸いです。②
なお、打ち合わせの形式はオンラインをご希望でしょうか。
弊社はTeamsとZoom に対応しております。③
★POINT
仕事ができる人は「先回り返信」で
効率良く仕事を進めています
