■伝わるメールを書く Chapter４ その７５
● 報告・連絡・相談は要点を簡潔に
・社内のコミュニケーションを円滑にする
社内での報告メールは、上司が部下の行動や仕事の進捗を把握す
るうえで重要な役割を果たしています。相手が求めている(必要と
している)情報を過不足なく盛り込みましょう。
どこまで具体的に報告するかは、社内の慣習や相手 (【A】の例文
では上司)の考え方次第です。そういう意味では、報告相手のニー
ズを把握している人ほど「伝わる報告メール」が書きやすくなりま
す。箇条書きを使うなど見せ方にも工夫を凝らしましょう。
連絡の目的は「相手に分かりやすく情報を伝えること」です。
冗長になりすぎないよう簡潔さも意識しましょう
【B】は社内の上司に向けた連絡メールです。
「息子が階段から落ちたこと」については状況を簡潔に伝えれば
OKです。また、「この先の予定」や「万が一のときの対処法」を書
くことで、相手(上司)に安心感も与えています。ダラダラと余計
なことを書きすぎず、伝えるべき情報の要点をまとめることに注力
しましょう。
何かしらの相談をメールでする場合には、相談のポイントを整理
して伝える必要があります。報告や連絡と同様に、現状や背景、相
談内容などを過不足なく書き、相手が理解しやすい文章になってい
るか、送信する前にしっかりと見直します。
相談をもちかけるということは「相手の時間をいただく」という
ことです。相手が希望する時間や相談形式 (対面 or メールなど)
に合わせるなど、細やかな配慮を忘れないようにしましょう。
※ 情報を過不足なく盛り込む
【A】
● 最初に何の件か分かるように書く
本日、子育て広場のリニューアルに関する会議を行いました。
その内容についてご報告いたします。
● すっきりと箇条書きに
・会議日 : 8月21日 (金)
・議題: 子育て広場のリニューアルについて
・決定事項: 遊具を2台 (ブランコ 滑り台) 増設する
なお、次回第2回 (28日・金)の会議では、
プランナーに来ていただき、発注する遊具業者を決めます。
以上、取り急ぎご報告まで。
【B】
● 状況は具体的かつ簡潔に
今朝、息子が階段から落ち、 病院を受診したところ、
右足の骨折と診断されました。
申し訳ございませんが、 諸々の手続きがあるため、
本日は半休を取らせていただきます。
● この後の予定を明確に
今のところ出社は13時を予定しております。
なお、万が一、私宛てに電話があった場合、
本日13時以降に連絡する旨を
お伝えいただけると助かります。
● 万が一のときの対処法も
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
