■伝わるメールを書く Chapter４ その７８
● 催促は相手の“逃げ道”をふさがない
・相手の事情に配慮した文面になる
催促のメールは、得てして相手に冷たい印象を与えがちです。感
情的・高圧的なメールを書けば、相手が態度を硬化させたり、反抗
に転じたりすることもあります。とくに1回目の催促では、相手の
“逃げ道”を用意しておくことが鉄則です。
【A】の【ダメ文】は“取りつく島もない”メールです。“拙速”と言
わざるを得ません。「至急確認してください」という結びに至っては、
もはや命令です。
【修正文】は、相手を責めるニュアンスを排した文面です。とくに
「何か問題が発生したのではないかと心配しております」という一
文には、相手への配慮が感じられます。
【ダメ文】のような催促を受けた場合、相手の“自己防衛本能”に
スイッチが入り、お詫びどころか、言い訳めいたメールや、こちら
に責任転嫁した返信がくるかもしれません。
もちろん、どういう文面にするかはケースにもよります。以下の
ようなケースでは、よりシビアな催促が必要です。
● 相手が締め切り破りの常習犯である
● 一度催促したにもかかわらず、 再び期日までに届かない
どうしても期日を守ってもらいたいなら、催促メールを送らなく
て済むように、締め切り数日前にリマインドメールを送るなどの予
防策を講じることも大切です。
※ 相手に配慮する態度を示す
【A】
【ダメ文】 ● 命令口調で取りつく島がなく怖い印象
本日の10時までに納品いただくことになっていた商品が
まだ届いておりません。
困っておりますので、至急確認してください。
↓ ※ 1回目の催促では相手の“逃げ道”を
用意しておきましょう
【修正文】
お願いしていた商品の件でご連絡差し上げました。
本日の10時までにいただくことになっていましたが、
まだこちらに届いておりません。
何か問題が発生したのではないかと心配しております。
ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご確認いただけますと幸いです。
● 責めるニュアンスがなくなり相手への配慮が感じられる
★POINT
催促しなくて済むよう数日前にリマインドするのも手
