■伝わるメールを書く Chapter４ その８１
● 断るときは関係にヒビを入れない
・良好な信頼関係を築くチャンスになる
提案・依頼・お誘いに対する断りメールは、意外に難しいもので
す。そっけないと相手の気持ちを害しかねず、気を使いすぎた“思
わせぶりな文面”は、相手に変に期待をもたせてしまいます。
【A】の【ダメ文】は、そっけない断りメールです。「気乗りがしま
せん」「興味がありません」というニュアンスが感じられるほか、
相手に対する配慮や敬意も感じられません。
【修正文】のように「不参加でお願いします」を「参加が叶いませ
ん」に変えるだけでも、相手に与える印象が変わります。加えて「残
念です」と添えることで、「行きたいけど、行けない無念さ」が伝
わります。さらに「福岡への出張が入っており」と、理由を明らか
にしている点も好感度“大”です。
言うまでもありませんが、断る理由を書くときに「ウソをつく」
のはよくありません。
具体的に書くと角が立ちそうなときは、「どうしても外せない仕
事が入っており」「先約があるため」などの表現で対応しましょう。
「もしプレスリリース等をいただけるようであれば～紹介させてい
ただきます」と、相手にとってメリットの大きいオファーをしてい
る点も心憎い配慮です。今後も関係性を維持していきたい相手であ
れば、なおのこと効き目があります。
仕事ができる人ほど、断りメールの書き方がうまいものです。相
手の気分を害さないのはもちろん、良好な信頼関係を築くチャンス
にしてしまう。その域に達すれば、免許皆伝です。
※ 理由とお詫びの気持ちを示す
●断りメールに必要な要素
・断りの理由を示す(可能な範囲で)
・期待に応えられなかったお詫びの気持ちを示す
【A】
【ダメ文】 ● 相手への配慮や敬意が感じられない
ご案内いただいていた試写会ですが、
不参加でお願いします。
今後ともよろしくお願いいたします。
↓ ※ 相手の気分を害さないよう修正します
【修正文】
このたびは、試写会のご案内をいただき、
誠にありがとうございます。
あいにく当日は福岡への出張が入っており、
参加が叶いません。
いち早く三宅監督の新作を拝見したかったので残念です。
もしプレスリリース等をいただけるようであれば、
弊社メディアサイトの映画紹介コーナーで
紹介させていただきます。
お手数をおかけいたしますが、
ご検討いただけますよう、よろしくお願いいたします。
● 角が立たない断りメールに
