■伝わるメールを書く Chapter４ その７０
● 回答は「イエス or ノー」を明確に
・相手の時間を奪わないメールになる
【A】は、会合への出欠を求められた際の返信メールの一文です。
いずれも、明確な参加表明でも、明確な不参加表明でもありませ
ん。要約するなら「参加できるか分かりません」という内容です。
本人はそれでいいかもしれませんが、相手にとっては迷惑な返答で
す。参加人数が確定しなければ、段取りに滞りが生じます。
もしも、本当に「行きたいけど、 現時点で参加表明できない」と
いう場合は、どのような返答をすればいいのでしょうか。
【修正文】では、現時点では出欠を決められない旨を伝えたうえで、
期日を区切って「お待ちいただくことは可能でしょうか」とお伺い
を立てています。この返答であれば、相手がやきもきすることはな
いでしょう。
世の中には、安易に回答や意思表示を保留する人がいますが、「保
留=相手の時間を奪う行為」だと肝に銘じておきましょう。保留し
ている間に、相手の仕事 (段取り)がストップしてしまう恐れがあ
るからです。
回答や意思表示を頻繁に保留する人は、決断力のない人、責任感
のない人、優柔不断な人とみなされます。そう思われて損をするの
はその人自身です。
一方で、仕事ができる人の多くは、決断の大切さをよく知ってい
るため、よほどのことがない限り保留の返答をしません。質問の返
答を見れば、その人が信頼するに足る人なのかどうなのか、だいた
い分かるものです。
※ 自分の意思を明確に伝える
【A】
【ダメ文】 ●先の見えない保留は相手に迷惑をかける
・なるべくなら参加したいと思っています。
・参加できるかもしれません。
・参加する方向で調整してみます。
・今のところは、参加できる状況です。
・参加の予定ですが、 不参加になる可能性もあります。
・予定が不確定で、現時点では何ともいえません。
↓ ※ 期日を区切ってお伺いを立ててみましょう
【修正文】
誠に申し訳ございませんが、
まだ当日の勤務シフトが発表されておらず、
現時点で出欠をお伝えすることができません。
あさって(25日)の正午までに確定しますので、
それまで回答をお待ちいただくことは可能でしょうか。
決まり次第、ご連絡を差し上げます。
●期日を明確にしているので相手が気をもむこともない
★POINT
仕事ができる人の多くは
ほとんど保留の返事をしません
