■伝わるメールを書く Chapter４ その８２ ● お詫びは相手の気持ちに寄り添う ・5大要素で相手との信頼関係が保たれる お詫びメールは、相手の気持ちに寄り添いながら、ミスが起きた原因や今後の対応策を具体的に伝える必要があります。 お詫びメールには下記…

■伝わるメールを書く Chapter４ その８１ ● 断るときは関係にヒビを入れない ・良好な信頼関係を築くチャンスになる 提案・依頼・お誘いに対する断りメールは、意外に難しいものです。そっけないと相手の気持ちを害しかねず、気を使いすぎた“思わせぶりな文…

■伝わるメールを書く Chapter４ その８０ ● お礼は具体的に喜びを書く ・メールの文面が受け手に心地よく響く 社会人たるもの、お礼メールのひとつくらいスマートに書きたいものです。にもかかわらず、形式的・表面的なお礼メールを書く人が少なくありません…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７９ ● 営業はベネフィットで興味を引く ・商品・サービスの購入や契約につながる 営業メールで成果を出すためには、ベネフィットを盛り込む必要があります。ベネフィットとは、お客様 (消費者・ユーザー・クライアントな…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７８ ● 催促は相手の“逃げ道”をふさがない ・相手の事情に配慮した文面になる 催促のメールは、得てして相手に冷たい印象を与えがちです。感情的・高圧的なメールを書けば、相手が態度を硬化させたり、反抗に転じたりする…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７７ ● 説得は迷う相手の背中をそっと押す ・相手が自発的に「イエス」の決断を下せる 説得されるのが好きな人はあまりいません。相手にコントロールされている気分になるからです。相手を説得したいときほど、相手が自発…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７６ ● 依頼は4つのポイントを押さえる ・相手から快諾をもらえるメールになる 依頼(お願い)のメールを書いて、相手からOKをもらうためのポイントは次の4点です。 -----------① :自分 (送信者)の身元を明らかにする ② : …

■伝わるメールを書く Chapter４ その７５ ● 報告・連絡・相談は要点を簡潔に ・社内のコミュニケーションを円滑にする 社内での報告メールは、上司が部下の行動や仕事の進捗を把握するうえで重要な役割を果たしています。相手が求めている(必要としている)情…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７４ ● 「先回り返信」を心がける ・メールのやり取りが効率良く進む メールのやり取りがうまい人ほど、相手から何か打診されたときに「先回り返信」をしています。 例えば、仕事の取引先から「打ち合わせの時間をいただ…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７３ ● クッション言葉で「圧」 を弱める ・相手から好意と信頼を獲得しやすくなる 高圧的な言い回しや命令調の言葉、上から目線の表現などは、相手を不快な気持ちにさせることがあります。 仕事のメールでは、相手への心…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７２ ● 「上から目線」で書かない ・相手に悪い印象を与え仕事が滞ることがある 上から目線のメールや素っ気ないメールを書いていませんか?本人に悪気はなくても、対面のときのように「表情」や「声色」が使えないメール…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７１ ● お願いや指示はソフトに行う ・相手がお願いを受け入れやすくなる メールで、お願いや指示をする場合は「相談風」の書き方をしましょう。 【A】の【ダメ文】のような「ご返信ください」という書き方は、“一方的な…

■伝わるメールを書く Chapter４ その７０ ● 回答は「イエス or ノー」を明確に ・相手の時間を奪わないメールになる 【A】は、会合への出欠を求められた際の返信メールの一文です。いずれも、明確な参加表明でも、明確な不参加表明でもありません。要約する…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６９ ● 指示するときは「肯定的」な表現で書く ・相手のやる気を高める文章になる 【A】は上司から届いたメールです。あなたが部下なら、①と②のどちらの言葉のほうが、 気持ち良く受け入れられますか? おそらく②でしょう…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６８ ● 「よろしくお願いいたします」で済ませない ・相手が自分のとるべき行動に迷ってしまう メールの結びでよく使われる「よろしくお願いいたします」は、使い勝手がいい反面、落とし穴もあります。相手に何かしらの行…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６７ ● 箇条書きを活用する ・複数の質問があっても相手は見落とさない 複数の情報が入り乱れたメールは、要点がつかみにくく、メール受信者の大きな負担になります。メールで複数の連絡や質問をする際には、ポイントを箇…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６６ ● メールの「見た目」に気を使う ・「見た目」の良さが理解のしやすさにつながる 人間同様、メールも見た目が重要です。せっかく過不足なく情報が盛り込まれていても、「読みにくい」と思われた時点でアウトです。「…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６５ ● 転送 リマインドメールを使いこなす ・「きちんと対応する人」という信頼を得られる メールを転送するときは、転送相手に「それで私に何をしろと?」と思われないよう、してもらいたい行動を明確に書きましょう。 …

■伝わるメールを書く Chapter４ その６４ ● 「インライン回答」を検討する ・回答漏れのリスクが減る 相手から来たメール文章の一部を引用したうえで、確認事項や質問事項に答えていくやり方を、俗に「インライン回答」といいます。 仮に、お客様から【A】の…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６３ ● ひとつのメールに書く内容を最適化する ・重要な情報を見落とさなくなる まったく異なるテーマの情報をひとつのメールに盛り込む人がいますが、 これは混乱やトラブルを招く元凶です。 テーマが異なる情報は、別の…

■伝わるメールを書く Chapter４ その６２ ● 用件が分かる「件名」を書く ・受信者が開封や返信の優先順位をつけられる メールを書くときに必ず書くのが「件名」です。メールの“要”ともいえる件名ですが、その重要性に気づいていない人や、その書き方をおろそ…